Fakturabehandling i Proceedo
Det er sju (7) hovedsteg i Proceedo.
Innstillingene for fakturaleverandør avgjør hvilke steg som
velges for en spesifikk faktura.
- Pre flow - ankomstkontroll
- Bekreftelse av jamføring mellom bestilling og
levering – fakturaer med rekker
- Bekreftelse av jamføring mellom bestilling og
levering – fakturaer uten rekker
- Etterattest – Gjennomgangs- og godkjenningssteg
- Jamføringssteg abonnement
- Sluttkontroll og fakturautsending
- Kredittsteg
Pre flow – ankomstkontroll av fakturaer
Fakturadataene kontrolleres og godkjennes i pre flow. Følgende data kontrolleres:
- Kontroll av organisasjon.
- Kontroll av fakturaleverandør: må være i registeret og akseptert av en ansvarlig bruker.
- Kontroll av betalingsinformasjon.
- Annen nødvendig datagodkjenning.
Bekreftelse av jamføring mellom bestilling og levering – fakturaer med rekker
Dette steget er for fakturaer som henviser til en kjøpsordre. Fakturaen må inneholde rekkeinformasjon, og leveranse av varen må være bekreftet. Hvis det mangler bekreftelse skal ansvarlig bruker påminnes via e-post.
Hver rekke jamføres mot rekkene i bestillingen. Fakturaen kan også inneholde ekstra rekker, for eksempel shipping, som behandles i henhold til reglene angitt for fakturaleverandøren.
Hvis godkjenningen ikke går gjennom, må fakturaen behandles manuelt.
Tilbake
Bekreftelse av jamføring mellom bestilling og levering – fakturaer uten rekker
Dette steget er for fakturaer som henviser til en kjøpsordre. Fakturaen inneholder bare topptekstinformasjon, siden den kan være en scannet faktura. Proceedo kan derfor ikke jamføre denne fakturaen i henhold til rekkeinformasjon, men bare i henhold til topptekstinformasjon. Levering av varer må bekreftes. Hvis det mangler bekreftelse skal ansvarlig bruker påminnes via e-post.
Fakturaens topptekstinformasjon, dvs. den totale fakturasummen, jamføres med den totale summen i kjøpsordren det henvises til.
Hvis godkjenningen ikke går gjennom, må fakturaen behandles manuelt.
Tilbake
Etterattest – Gjennomgangs- og godkjenningssteg
Fakturaer uten henvisning til kjøpsordre behandles i dette steget. Her behandler man også fakturaer som ikke har blitt godkjent i ordrematch-steget og må behandles manuelt. Dette steget inneholder følgende punkter:
- • Velg godkjenner og gjennomfør kontering (valgfritt).
- • Gjennomgang, kontroll og kontering. Dette punktet kan distribueres til mange brukere.
- • Godkjenning av faktura. Dette punktet kan distribueres til mange brukere.
Brukerne som skal gjennomgå og/eller godkjenne fakturaen blir påminnet via e-post. Den som går gjennom og godkjenner kan også sende fakturaen til andre brukere for kontroll og/eller gjennomgang. Den som går gjennom og godkjenner kan også opprette en kredittetterspørsel.
Tilbake
Jamføringssteg abonnement
En faktura med tilhørende abonnementsnummer behandles i dette steget. Abonnementet må legges inn i Proceedo. Formålet med dette steget er å lage automatiske regler for fakturaer som forventes periodisk, og skal føres i henhold til predefinerte regler. Proceedo-oppsettet for et abonnement inneholder konteringsregler, kostnadsgrenser og en ansvarlig bruker. Fakturaer uten jamføringsfeil sendes videre til betaling.
Tilbake
Sluttkontroll og fakturautsending
Før fakturaen sendes til firmaets ERP-system (enterprise resource planning system) for videre betaling, kan den kontrolleres av en administrator. Det er innstillingene for fakturaleverandør som avgjør om en faktura må kontrolleres eller ikke.
Tilbake
Kredittsteg
I dette steget behandles fakturaer i påvente av kreditnota. Fakturaadministrator/gjennomgåer/godkjenner har krevd en kreditnota og kontaktet fakturaleverandør, som deretter sender kreditnotaen. Begge fakturaene må henvise til hverandre, og når begge fakturaene er kontrollert og ført, vil de fortsette til firmaets ERP-system for videre betaling.
Tilbake
De følgende sidene gir mer informasjon om fakturabehandlingen i Proceedo:
|